Referans Holding

Referans Belgeler

Kurulduğumuz günden beri sürekli kalite kontrol programı uygulamalarına uygun çalışıp, sıkı kalite standartları altında üretim yapmaya özen gösteriyoruz.

SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK POLİTİKASI

Sürdürülebilir bir kalkınma için, sosyal, çevresel ve ekonomik boyutlar ışığında kurumsal sürdürülebilirliğe; verimlilik, sürdürülebilir büyüme ve şirket değerine fayda sağlamayla ulaşılabileceğini hedeflemekteyiz. Bu amaç doğrultusunda;

Tüm ulusal ve uluslararası yasal ve mevzuat gerekliliklerine uyacağımızı,
Şirket performansımızı geliştireceğimize ve üretimde verimliliği ile karlılığını arttıracağımızı,
Başta etik değerler, hesap verilebilirlik, rüşvet ve yolsuzlukla mücadelenin, şirketimizin temel kurumsal yönetim ilkeleri olacağını,
Proaktif bir yaklaşımla, risklerin etkin bir biçimde yönetileceği ve tüm iş süreçlerinin sürekli olarak iyileştirileceğini,
Çalışanlara, uygun bir çalışma ortamı yaratılacağı ve eşit fırsatlar sunulacağını,
Çalışanların aktif katılımının teşvik edileceğini, güçlü ve açık iletişim ortamının yaratılacağını,
İş sağlığı ve güvenliği yasalarına ve mevzuatlarına bağlı kalınarak, sıfır iş kazası prensibinin benimseneceğini,
Müşteri odaklı bir yaklaşımla, müşteri memnuniyetinde sürekliliğin sağlanacağını,
Yürütülen faaliyetlerde bilgi güvenliğinin ve iş sürekliliğinin sağlanacağına,
Tüm paydaşlarla ilişkilerin dürüst, şeffaf ve açık bir biçimde yönetileceğine,
Ar-Ge Merkezi çalışmaları ile otomotiv sektöründe öncü ve yenilikçi olacağımızı,
Tedarikçilerimizle ilişkilerin karşılıklı saygı, sorumluluk ve adil paylaşım temelinde geliştirileceğine,
Tüm küresel kaynakların verimli kullanılacağını, çevrenin ve doğal kaynakların korunacağını,
Çevresel sorunlar ve iklim değişikliği konusunda tüm paydaşlara bilgi verilmesi ve toplumsal bilincin arttırılmasına destek verileceğini,

Taahhüt ederiz.

ETİK KURALLAR VE ÇALIŞMA İLKELERİ

REFERANS HOLDİNG ailesinin bir parçası olarak, hepimiz aynı hedef doğrultusunda; dürüst, adil ve güvenilir bir şekilde çalışıyoruz. Başarımızın temelinde, işimizi sadece iyi yapmak değil, aynı zamanda etik değerlere bağlı kalarak yapmak yatıyor.

Bugün, geldiğimiz noktada, 2012 yılından bu yana sektörde, iş dünyasında ve temsil ettiğimiz markalar nezdinde saygın bir itibara sahibiz. Bu itibarı korumak ve daha da güçlendirmek, hepimizin ortak sorumluluğudur. Her birimizin, hem yasalara hem de şirketimizin etik ilkelerine uygun davranarak bu başarıya katkı sağlaması büyük önem taşıyor.

Bu doğrultuda hazırlanan İş Etiği Kuralları ve Çalışma İlkeleri El Kitabı, sizlere sadece kuralları hatırlatmak için değil, aynı zamanda iş yapış biçimimizde rehberlik etmek amacıyla oluşturulmuştur. Her birinizin bu ilkeleri içselleştirerek, günlük çalışmalarınızda bu değerleri yaşatacağınıza inancım tamdır.

REFERANS HOLDİNG olarak biz, birlikte büyüyen ve birbirine güvenen bir aileyiz.

Bu ailede;

· Dürüstlük,

· Samimiyet ve açık iletişim,

· Yasalara ve etik değerlere uyum,

· Hesap verebilirlik, bizleri bir arada tutan en önemli değerlerdir.

Sizlerin özverisi, emeği ve sorumluluk bilinci sayesinde, markamız bugün güçlü bir itibara sahiptir. Bu itibarı geleceğe taşımak için, her birinizin katkısı çok kıymetlidir.

Birlikte daha güçlü, daha saygın ve gurur duyulan bir REFERANS HOLDİNG olacağımıza yürekten inanıyorum.

Hepinize çalışmalarınızda başarı, huzur ve motivasyon dolu günler diliyorum.

Saygı ve sevgilerimle,

Yusuf Bakioğlu

Yönetim Kurulu Başkanı

İÇİNDEKİLER

AMAÇ VE KAPSAM

ETİK KURAL VE ÇALIŞMA İLKELERİ

Dürüstlük

Çıkar Çatışmasından Kaçınma

1. Kendi ve Yakınları Lehine İşlem Yapma

2. Hediye Kabul Etme ve Verme

3. Siyasi Faaliyetler

4. İşten Ayrılanların REFERANS HOLDİNG

ile İş Yapmaları

Ticari Sırların Korunması ve Gizlilik

Sorumluluklarımız

1. Yasal Sorumluluklarımız

2. Müşterilerimize Karşı Sorumluluklarımız

3. Çalışanlarımıza Karşı Sorumluluklarımız

4. Tedarikçi / İş Ortaklarımıza Karşı Sorumluluklarımız

5. Rakiplerimize Karşı Sorumluluklarımız

6. Topluma ve İnsanlığa Karşı Sorumluluklarımız

7. REFERANS HOLDİNG Adına Karşı Sorumluluklarımız

KARAR VERİLİRKEN İZLENECEK YOL ve YÖNTEMLER

Görev ve Sorumluluklar

1. Çalışanların Görev ve Sorumlulukları

2. Etik Uyum Sorumlusunun Görev ve Sorumlulukları

3. Yöneticilerin Görev ve Sorumlulukları

Uyumsuzlukların Çözümlenmesi

1. Etik Kurul Organizasyonu

2. Etik Kurul Çalışma İlkeleri

KAYGI ve ENDİŞELERİMİZİ NASIL DEĞERLENDİRMELİ ve NASIL PAYLAŞMALIYIZ?

EYLEMLERİNİZİ DEĞERLEDİRİNİZ ve YARDIM İSTEYİNİZ

“

DÜRÜST DAVRAN

SAMİMİ ve AÇIK SÖZLÜ OL

YASALARA UY

ETİK İLKERİNE UY

HESAP VEREBİLİR OL

“

Bu El Kitabı’nda, belirli kelime ve kelime grupları kırmızı ile yazılmıştır.

Bu terimler El Kitabı’nın sonunda “Tanımlamalar” kısmında açıklanmıştır.

Bu El Kitabı’nın amacı nedir?

Şirketimiz için ne ifade ediyor?

Nasıl kullanmalı?

Etik, en basit anlamıyla insan ilişkilerinde genel geçerliliğe sahip ve evrensel olarak kabul görmüş değer yargılarını inceler.

İş etiği ise iş dünyasındaki davranışlara rehberlik etmek üzere geliştirilen ilkeler bütününü kapsamaktadır.

Bu El Kitabı, REFERANS HOLDİNG şirketinde çalışırken ya da şirkete hizmet sunarken, sizden uymanız beklenen davranış

kuralları ve ilkelerine dair kısa bir kılavuz olacaktır.

Bu El Kitabı, işimizi etkileyen temel şirket politika ve mevzuat koşullarının özeti niteliğindedir.

Bu El Kitabı, potansiyel etik veya hukuk sorunu ortaya çıktığını anlamanıza yardımcı olacak ve size daha fazla bilgi

almak için hangi kaynaklara ve/veya hangi birimlere başvurmanız gerektiğini söyleyecektir.

Bu El Kitabı’nda bahsi geçen konular hakkında detaylı bilgi almak için, Etik Kuruluna veya Etik Uyum Sorumlusu’na danışabilirsiniz.

Bu El Kitabı’nda açıklanan ilkeler, şirketin belirsiz ve belirli süreli, yarı-tam zamanlı ve geçici çalışanlarına, şirketin tüm

iştirakleri ile bunlar adına hareket eden tüm üçüncü taraflarına ve çalışanlarına uygulanır.

Yerel mevzuatlar ve iş akitlerinin Şirket politikasıyla çelişmesi halinde, yerel mevzuatlar ve iş akitleri, Şirket politikalarına

göre öncelik taşırlar. Şirket politikaları, yerel mevzuata ve iş akitlerine göre belirlenmelidir.

İş ortakları olan gerçek ve tüzel kişiler bakımından ihlalde bulunan gerçek/tüzel kişinin iş akdi sorumluluğuna bağlı olarak,

ortaya çıkan zararın tazmini sonucu doğurabilir.

REFERANS HOLDİNG şirketinin temel değerleri ve ilkeleri, iş etiği kurallarımıza rehberlik ederken tüm iş ilişkilerimize ve

işlemlerimize temel teşkil eden beklentilerimizi, standartlarımızı ve etik uygulamalarımızı oluşturur.

DÜRÜSTLÜK

Tüm iş süreçlerimizde ve ilişkilerimizde doğruluk ve dürüstlük öncelikli değerlerimizdir. Çalışanlarla ve tüm paydaşlarımızla* ilişkilerimizde doğruluk ve dürüstlükle hareket ederiz.

ÇIKAR ÇATIŞMASINDAN KAÇINMA

Çıkar çatışması, bir kişi ya da kurumun statüsünü uygunsuz bir şekilde kullanmak suretiyle kişisel ya da kurumsal menfaatler elde etme potansiyelini gösteren durumdur.

REFERANS HOLDİNG şirketi olarak, işle ilgili faaliyetlerimizde çıkar çatışması oluşturabilecek durumlardan uzak durmayı amaçlarız. Potansiyel çıkar çatışması durumunda, ilgili tarafların çıkarlarının yasal ve etik yöntemlerle korunabileceğine inandığımızda, bu yöntemleri uygularız. Tereddütte kaldığımız durumlarda yöneticimize, etik kural danışmanına ya da Etik Kurul’a danışırız.

1. KENDİ ve YAKINLARI LEHİNE İŞLEM YAPMA

REFERANS HOLDİNG şirketinde 2016 yılından itibaren birinci derece akraba çalışması yasaktır.

Geçmiş yıllarda işe başlayan ve çalışmaya devam eden eş ve birinci derece dâhil akrabalık ilişkisi** olan (kayın akrabalar dâhil) çalışanların aynı organizasyonda birbirleri ile raporlama bağı içinde olmamaları veya karar alma mekanizmaları içinde birlikte yer almamaları esastır.

İşe alım süreçlerinde karar verme durumunda olan Yöneticiler ve İnsan Kaynakları işe alım yetkilileri, iş başvurusunda bulunmuş bir adayla eş ve birinci derece dâhil akrabalık ilişkisi içinde olması durumunda çıkar çatışmasını giderecek önlemleri almak durumundadır. Bu, çıkar çatışması durumu bulunmayan alternatif insan kaynakları görevlilerinin sürece dâhil edilmesi yoluyla sağlanabilir.

Çıkar çatışması teşkil edecek şekilde, REFERANS HOLDİNG çalışanlarının rakip, tedarikçi ya da müşteri ilişkisi içinde olan veya iş yapma çabası içindeki herhangi bir kuruluşta, kendisinin, eş ve birinci derece dâhil akrabalarının mali çıkarının olmaması gerekir. REFERANS HOLDİNG çalışanlarının bu kuruluşlarla ortaklık, yönetim kurulu üyeliği, danışmanlık, çalışan ilişkisi içinde olmamaları esastır.

Yukarıda belirtilen durumlarda çalışanların yöneticilerine, Etik Uyum Sorumlusuna ya da Etik Kurul’a danışmaları gerekmektedir.

REFERANS HOLDİNG çalışanlarının doğrudan ve dolaylı yollarla ‘tacir’ veya ‘esnaf’ sayılmasını gerektiren çalışmalarda bulunmaması, her ne ad olursa olsun çalışma saatleri içinde veya dışında bir başka kişi ve/veya kurum için ücret veya benzer bir menfaat karşılığı çalışmaması esastır. Ancak, çalışanların mesai saatleri dışında bir başka kişi (aile ferdi, dost, diğer üçüncü şahıslar) ve/veya kurum için ücret veya benzer bir menfaat karşılığı çalışmaları; mevcut görevleri ile çıkar çatışması yaratmaması, bu görevlerin sürdürülmesi bakımından olumsuzluk teşkil etmemesi ve şirket İnsan Kaynakları Yöneticisi ile Genel Müdürü’nün onaylaması koşuluyla mümkündür.

Adli veya İdari Makamlar tarafından verilen hakemlik, arabuluculuk, bilirkişilik görevleri ile çalışan personel bu kısıtlamanın dışındadır.

2. HEDİYE KABUL ETME ve VERME

REFERANS HOLDİNG çalışanlarının kendi menfaatleri için, tarafsızlıklarını, kararlarını ve davranışlarını etkileyebilecek hediye, kazanç, yardım, ağırlama, özel indirim, komisyon veya iskonto istememeleri veya kendilerine gelen bu tarz teklifleri kabul etmemeleri gerekir.

Sembolik anlamı olduğuna dair şüphe olmayan ve makul bedeli (100$) aşmayan hediyeler hariç olmak üzere, ticari ilişki içinde olunan kişi veya kurumlardan gelen hediyeler kabul edilmez.

Çalışanlarımızın, nakit para veya nakit dengindeki hediyeleri, tutarları ne olursa olsun, kabul etmemeleri veya tedarikçilerden, danışmanlardan, rakiplerden ya da müşterilerden borç almamaları gerekir.

Çalışanlarımız, iş dünyasında makul sınırlarda eğlence ve yemek aktiviteleri düzenleyebilir, benzer aktivitelere iştirak edebilir. Şirketi temsilen katılım sağlanan seminer ve benzeri organizasyonlarda para dışında günün anısı olarak ve sembolik değeri olan ödül, şilt ve benzeri hediyeler alınabilir.

Çalışanlarımızın 3. şahısların sponsor olduğu veya harcamaları üstlendiği aktivitelerde (eğlence, ücretsiz eğitim, seminer, konaklama, gezi, yemek vb.) karar alma süreçlerini etkilemek bakımından potansiyel çıkar çatışması oluşturabilecek durumlara dikkat etmeleri beklenir. REFERANS HOLDİNG şirketi, belli durumlarda belirtilen türde tekliflerin reddedilmesinin müşteri ilişkilerini olumsuz yönde etkileyebileceğinin bilincindedir. Bu nedenle, 3. şahıs veya müşterilerimizden veya olası müşterilerimizden gelen ücretsiz konferans, tanıtım toplantısı, eğitim vb. amaçlı katılım teklifleri, genel katılıma açık organizasyonlar, sportif ve benzeri faaliyetler ancak bir üst yöneticinin yazılı onayı ile kabul edilebilir.

Çalışanlarımız, şirketin tanıtım amaçlı hazırlattığı hediyeler dışında iş ilişkisi içerisinde oldukları kurum ve kişilere hediye veremezler. Müşterilere veya iş ilişkisi içerisinde bulunulan diğer üçüncü şahıslara verilmek üzere belirlenen hediyeler ve promosyon malzemeleri Genel Müdür tarafından onaylanmalıdır.

Yerel kültür değerlerinin şirket politikasında belirlenen değerlerin üzerinde karşılıklı hediye vermeyi gerektirdiği istisnai durumlarda, bu hediyeler şirketin Etik Uyum Sorumlusu ile yapılacak değerlendirmeye istinaden sadece şirket adına kabul edilebilir. Hediye değişimi her durumda yerel kültüre uygun olarak yapılmalıdır. Bu bağlamda kabul edilen hediyelerin kişisel kullanım yerine kurum içinde değerlendirilmesi esastır.

Rüşvet ve/veya komisyon verilmesi, alınması veya önerilmesi hiçbir koşul altında kabul edilemez.

3.SİYASİ FAALİYETLER

REFERANS HOLDİNG çalışanları bireysel ve gönüllü olarak içinde bulundukları siyasi faaliyetlerde aşağıda belirtilen koşulları gözetmek durumundadır.

·Çalışanların görev aldıkları siyasi faaliyetler sebebiyle mevcut görev ve sorumluluklarında çıkar çatışması yaratacak durumlardan uzak durmaları gerekir.

·Bireysel olarak yürütülen siyasi faaliyetlerde şirket adı, şirket içindeki unvan ve şirkete ait kaynaklar kullanılamaz.

·Çalışma saatleri ve işyeri ortamı içerisinde siyasi propaganda yapılamaz, hiçbir şekilde çalışanların bir siyasi partiye üye olması istenemez, bu faaliyetlerle ilgili olarak diğer çalışanların vakti alınamaz.

4.İŞTEN AYRILANLARIN REFERANS HOLDİNG İLE İŞ YAPMALARI

REFERANS HOLDİNG şirketinden ayrılan çalışanların REFERANS HOLDİNG şirketinde satıcılık, yüklenicilik, danışmanlık, komisyonculuk, temsilcilik, bayilik veya benzeri şekillerle iş yapabilmesi için;

·Daha önce çalışmış olduğu zaman içerisinde disiplin kaydı olmaması,

·Daha önce çalışmış olduğu zaman içerisinde üstlenmiş olduğu görevlerden ötürü bir çıkar çatışması bulunmaması gerekmektedir.

Bu şartların sağlanması koşuluyla işten ayrılanların REFERANS HOLDİNG şirketi ile iş yapabilmesi için ilgili birimin yöneticisi tarafından hazırlanacak bir raporun Etik Kurul’u tarafından onaylanması gerekmektedir.

5.TİCARİ SIRLARIN KORUNMASI VE GİZLİLİK

Bilgi, REFERANS HOLDİNG şirketinin vizyonunu gerçekleştirme yolunda kullanacağı en önemli varlıklarından biridir.

Bu doğrultuda bilginin etkin kullanımı, doğru şekilde paylaşımı ve bu süreçte bilginin gizliliğinin, bütünlüğünün ve erişilebilirliğinin sağlanması tüm şirketlerimizin ve çalışanlarımızın ortak sorumluluğudur.

Gizli bilgi bunlarla sınırlı kalmamak şartıyla; REFERANS HOLDİNG şirketine ait fikri mülkiyet hakları ve her türlü yeniliğin yanı sıra; personelin yazdığı, bulduğu, geliştirdiği veya uygulamaya aldığı veri tabanı, görsel ve basılı iletişim malzemeleri, iş süreçleri, reklam, ürün ambalajı ve etiketler ile iş planları (pazarlama, ürün, teknik), iş stratejileri, stratejik ortaklıklar ve ortaklara ilişkin bilgiler, mali bilgiler, personel özlük bilgileri, müşteri listeleri, fiyat, ürün tasarımları, yöntem bilgisi (know-how), şartnameler, potansiyel ve gerçek müşterilerin kimlik bilgileri, tedarikçilere ilişkin bilgiler ve benzeri her türlü yazılı, grafik veya makinede okunabilir bilgileri içerir.

Uygulama Esasları

REFERANS HOLDİNG çalışanlarının gizli bilgilere ilişkin hassasiyet göstermesi ve uyması gereken esaslar aşağıda belirtilmiştir.

·Gizli bilgiler, yargı kararları ve mevzuat gereğince ifşası zorunlu olmadıkça üçüncü kişilere açıklanamaz.

·Gizli bilgiler değiştirilmemeli, kopyalanmamalı ve tahrip edilmemelidir. Bilgilerin dikkatli tutulması, saklanması ve açığa çıkmaması için gerekli önlemler alınır. Bilgiler üzerindeki değişiklikler, tarihçesi ile birlikte kayıt altına alınır.

·Gizli belge ve bilgiler kurum dışına çıkarılmamalıdır. Kurum dışına çıkarılması gereken zorunlu durumlarda bilginin sorumlusu ve ilgili üst birimin en üst yöneticisinin (Genel Müdür) onayı alınmalıdır.

·Şirket bilgi sistemlerine erişim için kullanılan şifreler, kullanıcı kodları, yetkileri ve benzeri tanımlayıcı bilgiler gizli tutulmalı, yetkili kullanıcılar dışında kimseye açıklanmamalıdır.

·Şirket gizli bilgileri yemekhane, sosyal alan, servis arabaları vb. umumi yerlerde konuşulmamalıdır.

·Üçüncü kişi ve/veya kuruluşlarla, şirket menfaati gereği bilgi paylaşılması söz konusu olursa, bu kişi ve kuruluşların paylaşılan bilgilerin güvenliği ve korunması ile ilgili sorumluluklarının anlaşılmasını garanti etmek amacıyla öncelikle bilgi paylaşımına yönelik olarak gizlilik anlaşması imzalanır veya karşı taraftan yazılı gizlilik taahhüdü alınır.

·Bütün resmi açıklamalar, şirketin belirlediği birimler aracılığı ile paydaşlara ve kamuoyuna eşitlik doğrultusunda, eksiksiz, eş zamanlı ve anlaşılabilir biçimde duyurulmalıdır.

·Kişi veya kurumlarla ilgili asılsız beyan ve/veya dedikodu yapılamaz.

·Şirket politikasını yansıtan ve kişiye özel olan personele ait ücret, yan hak vb. özlük bilgileri gizlidir ve yetkililer dışında kimseye açıklanmamalıdır. Çalışana ait bilgiler, kişiye özel olarak gönderilir. Çalışanlar bu bilgileri başkalarına açıklayamaz veya bilgilerin açıklanması için diğer çalışanlara baskıda bulunamaz.

·Gizli olduğu yazılı olarak belirtilmese dahi, tanımda belirtilen nitelikteki her türlü bilgi ve belgenin gizliliğinin korunması gerekmekte olup çalışanlarımızın bu sorumluluğu, REFERANS HOLDİNG şirketinde çalıştıkları süre boyunca ve işten ayrılmaları halinde devam eder.

SORUMLULUKLARIMIZ

REFERANS HOLDİNG şirketi olarak iş faaliyetlerimizde sorumluluk bilinci içinde hareket ederiz.

Yasal sorumluluklarımızın yanı sıra; müşterilerimize, çalışanlarımıza, tedarikçi ve iş ortaklarımıza, rakiplerimize, topluma, insanlığa ve REFERANS HOLDİNG adına karşı, aşağıda sıralanan sorumluluklarımızı yerine getirmeye özen gösteririz.

1.YASAL SORUMLULUKLARIMIZ

Yurtiçi ve yurtdışında mevcut tüm faaliyet ve işlemlerimizi Türkiye Cumhuriyeti yasaları ve uluslararası hukuk çerçevesinde yürütür, yasal düzenleyici kurum ve kuruluşlara doğru, tam ve anlaşılabilir bilgileri zamanında sunarız.

Tüm iş faaliyetlerimizi yürütürken, her türlü kamu kurum ve kuruluşu, idari oluşum, sivil toplum örgütü ve siyasi partilere herhangi bir menfaat beklentisi olmaksızın eşit mesafede yer alır ve bu sorumluluk bilinci ile yükümlülüklerimizi yerine getiririz.

2.MÜŞTERİLERİMİZE KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ

Müşteri memnuniyeti odaklı, müşterilerimizin ihtiyaç ve taleplerine en kısa zamanda, en doğru şekilde cevap veren pro-aktif bir anlayışla çalışırız. Hizmetlerimizi, zamanında ve söz verdiğimiz koşullarda sunar; müşterilerimize saygı, onur, adalet, eşitlik ve nezaket kuralları çerçevesinde yaklaşırız. Müşterilerimizin gizli bilgilerini özenle koruruz.

3.ÇALIŞANLARIMIZA KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ

Çalışanlarımızın özlük haklarının tam ve doğru biçimde kullanılmasını sağlarız. Çalışanlarımıza dürüst ve adil yaklaşır, ayrımcı olmayan, güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı taahhüt ederiz. Çalışanlarımızın bireysel gelişimi için gerekli çabayı gösterir, sosyal sorumluluk bilinciyle yer alacakları uygun sosyal ve toplumsal faaliyetlere gönüllü olmaları konusunda destekler, iş hayatı ile özel hayat arasındaki dengeyi gözetiriz.

Adil ve güvenli çalışma ortamının oluşturulması ve sürdürülmesi:

Şirket uygulamaları, istihdam ve çalışma hayatına dair yürürlükteki tüm ilgili yasa ve düzenlemelere uyumludur. Şirket çalışanları da kendi faaliyetleri kapsamında tüm yasal gereklilikleri yerine getirir ve yasal düzenlemelere uygun davranır.
REFERANS HOLDİNG İnsan Kaynakları politika ve uygulamaları; işe alma, terfi-atama, rotasyon, performans yönetimi, ücretlendirme, ödüllendirme, sosyal haklar, eğitim vb. diğer tüm uygulamaların adil olmasını sağlar.
Kurum içinde çalışanlar arasında dil, ırk, renk, cinsiyet, siyasi düşünce, inanç, din, mezhep, yaş, fiziksel engel ve benzeri nedenler ile ayrımcılık yapılması kabul edilemez.
Şirkette işbirliğini destekleyici, pozitif ve uyumlu bir çalışma ortamı yaratılıp çatışma ortamları önlenerek farklı inanç, düşünce ve görüşe sahip kişilerin uyumlu bir şekilde çalışmaları sağlanır. İşyeri ortamında dini propaganda yapılamaz.
İşyeri fiziksel çalışma ortamı ve şartlarının tüm çalışanlar için sağlıklı ve güvenli olması sağlanır.
Yöneticilerin çalışanlar ile borç-alacak ilişkisi içerisine girmeleri yasaktır.

İşyerinde saygı ve özel hayatın gizliliği:

REFERANS HOLDİNG çalışanları birbirleri ile olan ilişkilerinde, düşünce ve görüşlerini paylaşırken açık, saygılı, dürüst, sorumluluk duygusu içerisinde ve nezaket kuralları çerçevesinde hareket ederler.
Tüm çalışanların özel ve aile hayatına ve kişisel alanlarına saygı gösterilir.
Kişiler arasındaki her türlü sözlü, yazılı ve elektronik haberleşme, kendilerinin ön izni olmaksızın kayıt altına alınamaz, başkaları ile paylaşılamaz ve/veya yayınlanamaz. Bu iletişim hukuka uygun olarak kayıt altına alınmış olsa dahi, bu kayıtların yayılması ve amacı dışında kullanılması yasaktır.
İşyerlerinde iş ilişkisinin doğasından kaynaklanan ve devamında gerekli olabilecek personel özlük bilgileri amaçları dışında kullanılmaz ve kişilerin rızası olmadan 3. şahıslarla paylaşılmaz.

Taciz ve psikolojik bezdirme:

Çalışanlarımıza veya çalışanlarımız tarafından iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz paydaşlarımıza yönelik, işyerinde veya iş sebebiyle bulundukları herhangi bir yerde, fiziksel, cinsel ve/veya duygusal taciz yoluyla herhangi bir şekilde dokunulmazlık ihlaline müsamaha gösterilmez. Bu tür ihlal durumlarını bildiren ya da soruşturma esnasında yardımcı olan kişilere yönelik muhtemel olumsuz tutum ve davranışlar etik kurallarımızın ihlali olarak değerlendirilir.
Psikolojik bezdirme (mobbing) kapsamında değerlendirilecek şekilde hedef alınan kişiyi işten soğutmak, performansını düşürmek, istifa etmesine yol açmak amacını güden sistematik ve planlı davranışlara tolerans gösterilmez.

4. TEDARİKÇİ/İŞ ORTAKLARIMIZA KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ

İyi bir müşteriden beklendiği şekilde adil ve saygılı davranır, yükümlülüklerimizi zamanında yerine getirmek için gerekli özeni gösteririz. İş yaptığımız kişi ve kuruluşlar ile iş ortaklarımızın gizli bilgilerini özenle koruruz.

5.RAKİPLERİMİZE KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ

Sadece yasal ve etik olan alanlarda rekabet eder, haksız rekabetten kaçınırız. REFERANS HOLDİNG Rekabet Hukuku Kuralları belgesi mevzuata uyum bakımından ilke ve esasları ortaya koymaktadır ve tüm çalışanlar için bağlayıcıdır.

REFERANS HOLDİNG olarak toplum içinde hedeflenen rekabetçi yapının sağlanmasına yönelik çalışmaları destekleriz.

6.TOPLUMA ve İNSANLIĞA KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ

Demokrasinin, insan haklarının ve çevrenin korunması; sosyal sorumluluk işleri, suç ve yolsuzlukların ortadan kaldırılması bizim için çok önemlidir. İyi bir vatandaş olma bilinciyle toplumsal konularda öncü olarak duyarlı bir şekilde hareket eder; sivil toplum örgütlerinde, kamu yararına olan hizmetlerde rol almaya çalışırız. Türkiye’nin ve uluslararası proje yürüttüğümüz ülkelerin gelenek ve kültürlerine duyarlı davranırız.

Çocuk işçi çalıştırılmaması konusunda İş Kanunu’na ve Türkiye Cumhuriyeti’nin tarafı olduğu Uluslararası Çalışma Örgütü (ILO) anlaşmalarına uygun hareket ederiz, tedarikçilerimizin de söz konusu mevzuat kapsamında uyum içerisinde olmasını gözetiriz.

7.REFERANS HOLDİNG ADINA KARŞI SORUMLULUKLARIMIZ

İş ortaklarımız, müşterilerimiz ve diğer paydaşlarımız; profesyonel yeterliliğimiz ve dürüstlüğümüz sayesinde bize güvenmektedirler. Bu itibarımızı en üst düzeyde tutmaya çalışırız.

Hizmetlerimizi şirket politikaları, profesyonel standartlar, verdiğimiz taahhütler ve etik kurallar çerçevesinde sunar, yükümlülüklerimizi yerine getirmek için gerekli özveriyi gösteririz.

Profesyonel olarak yetkin olduğumuza ve olacağımıza inandığımız alanlarda hizmet vermeye özen gösterir, doğruluk ve meşruiyet kriterlerine uyan müşteriler, iş ortakları ve elemanlar ile çalışmayı amaçlarız.

Toplum ahlakını zedeleyen, çevreye ve toplum sağlığına zarar verenlerle çalışmayız. Kamu önünde ve dinleyenlerin şirketimizi temsilen konuştuğumuzu düşündüğü alanlarda, kendi görüşlerimizi değil, sadece şirketimizin görüşlerini ifade ederiz.

Sosyal paylaşım sitelerinde, bloglarda, sözlüklerde, forumlarda, e-posta gruplarında yaptıkları paylaşımlarda, üçüncü taraflar tarafından REFERANS HOLDİNG’yı temsilen paylaşımda bulunulduğu izlenimini doğuracak nitelikte ifadelerden kaçınırız.

REFERANS HOLDİNG Şirketimizi risk altında bırakabilecek veya bilgi ve yetkinliğimizin ötesinde karmaşık durumlarla karşılaştığımızda öncelikli olarak uygun personele, uygun teknik ve idari danışma prosedürlerini izleyerek danışırız.

Şirket tarafından sağlanan bilgi varlıklarının iş amaçlı kullanılması gerekmektedir. Bu bilgi varlıklarının kapsamında donanım (masaüstü/dizüstü bilgisayar, terminal, taşınabilir veri depolama ortamları, yazıcı/faks/fotokopi cihazları vb.), yazılım (istemci ve sunucularda kurulu tüm yazılımlar), servis (e-posta, internet erişimi, ağ kaynakları) ve şirkete ait veri bileşenleri vardır. REFERANS HOLDİNG, çalışanların bu platformlarda bulundurdukları kurumsal bilgi varlıklarına yönelik olarak gerekli hallerde yedekleme, raporlama, inceleme ve kullanım sınırlaması getirme hakkını saklı tutar.

REFERANS HOLDİNG şirketleri adına yapılacak kaynak kullanımlarında kurum çıkarlarını göz önünde bulundururuz, şirket varlıklarının korunmasında hassasiyet gösteririz. Şirket varlıklarının kaybedilmesi, hasara uğratılması, hatalı kullanımı ve israfından kaçınırız. Şirket çıkarı olmaksızın her ne isim altında, her kim adına ve yararına olursa olsun şirket varlıkları ve olanaklarını şirket işleri dışında kullanmayız. Kamu yararı veya zorunluluk söz konusu olan durumlarda ilgili iş biriminin en üst yöneticisinin (Genel Müdür) onayı aranır.

KARAR VERİRKEN UYGULANACAK YOL ve YÖNTEMLER

GÖREV ve SORUMLULUKLARI

1.Çalışanların Görev ve Sorumlulukları

Etik kurallar ve çalışma ilkeleri, nasıl davranmamız ve işimizi nasıl yapmamız gerektiği konusundaki temel kuralları ortaya koymaktadır. Bu kurallara uyum tüm çalışanların asli sorumluluğudur. Bu doğrultuda tüm REFERANS HOLDİNG çalışanlarının:

Her koşulda yasa ve düzenlemelere uygun hareket etme,
Şirket için geçerli olan görev alanlarına özel politika ve prosedürleri öğrenme, uygulama,
İş Sağlığı ve Güvenliği kapsamında konulan kural ve talimatlara tam uygunluk içerisinde hareket etme ve iş yaparken gerekli önlemleri alma,
REFERANS HOLDİNG etik kuralları ve çalışma ilkeleri ile ilgili eğitimlere katılma, ilgili dokümanları okuma, anlama ve bunlara uygun hareket etme,
Yıllık olarak Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri’ne uyum bildirimini beyan etme (sadece aylık ücretli personel için),
Gözlemlediği olası ihlalleri ivedilikle isimli veya isimsiz olarak belirtilen etik hat iletişim kanalları vasıtasıyla Etik Kurul’a yazılı veya sözlü olarak iletme, iftira nitelikli her türlü bildirimden hassasiyetle kaçınma,
Etik incelemelerde Etik Kurul ile işbirliği içinde bulunma, inceleme ile ilgili bilgileri gizli tutma sorumluluğu bulunmaktadır.
1.ETİK UYUM SORUMLULARININ GÖREV ve SORUMLULUKLARI

Etik Uyum Sorumluları;
- Şirket içerisinde etik konusunda çalışanlar tarafından iletilen soru ve konularda yön göstermek, danışmanlık yapmaktan,
- Şirket içinde çözümlenemeyen veya çözümü soruşturma gerektiren etik uygunsuzlukları Etik Kurul’a yönlendirmekten,
- Kendisine ulaşan şirket içi etik uygunsuzlukların çözümüne Etik Kurul’un talebi doğrultusunda katkıda bulunmaktan,
- Kendisine gelen etikle ilgili soruları ve uygunsuzlukları sonuçları ile birlikte düzenli olarak veya istenildiğinde Etik Kurul’a raporlamaktan,
- Etik Kurul’un yaptığı soruşturmalarda şirketten kontak kişi olmak ve soruşturmalara gerekli desteği vermekten,
- Şirkette yürütülen etik uygulamalarının etkinliğini izlemek, takip etmek, uygulamalarda destek olmaktan sorumludur.
2.YÖNETİCİLERİN GÖREV ve SORUMLULUKLARI

REFERANS HOLDİNG yöneticilerinin, Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri çerçevesinde çalışanlar için tanımlanmış olan sorumlulukların ötesinde ek sorumlulukları da bulunmaktadır.

Buna göre yöneticiler;
- Etik kuralları destekleyen bir şirket kültürünün ve çalışma ortamının oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlamaktan,
- Etik kuralların uygulanmasına davranışlarıyla örnek olmaktan, çalışanlarını etik kurallar konusunda eğitmekten,
- Etik kurallarla ilgili soru, şikâyet ve bildirimlerini iletmeleri konusunda çalışanlarını desteklemekten,
- Kendisine danışıldığında yapılması gerekenler konusunda yol göstermek, iletilen tüm bildirimleri dikkate almak ve gerekli gördüğünde Etik Kurul’a en kısa sürede iletmekten,
- Sorumluluğundaki iş süreçlerinin etik konularla ilgili riskleri en aza indirecek şekilde yapılandırılmasını sağlamaktan ve etik kurallara uyumu sağlamak üzere gerekli yöntem ve yaklaşımları uygulamaktan sorumludur.
UYUMSUZLUKLARIN ÇÖZÜMLENMESİ

1.ETİK KURUL ORGANİZASYONU

Etik konulardaki uyumsuzluklar, REFERANS HOLDİNG Etik Kurulu bünyesinde çözümlenir.

Etik Kurulu; Genel Müdür, İnsan Kaynakları Direktörü ve Hukuk Danışmanından oluşur.

Telefon ve mail yolu ile gelen bildiriler Etik Uyum Sorumlusu tarafından cevaplanır.

Etik Kurul’un raporlamasını İnsan Kaynakları Uzmanı icra eder.

Etik Kurul’un işleyişi, karar alma süreçleri, REFERANS HOLDİNG Disiplin Yönetmeliği’nde detaylı olarak tarif edilmektedir.

2.ETİK KURUL ÇALIŞMA İLKELERİ

Etik Kurul’u çalışmalarını aşağıda belirlenen ilkeler çerçevesinde yürütür:
- Bildirimler ve şikâyetler ile bildirim veya şikâyette bulunanların kimliğini gizli tutar. Etik ihlal bildiriminde bulunan çalışanlara veya kişilere yönelik muhtemel misilleme niteliğindeki tutum ve davranışları önleyici bir politika benimser.
- Soruşturmayı gizlilik kuralları içinde yürütür.
- Soruşturma ile ilgili bilgi, belge ve delili doğrudan doğruya mevcut olan birimden talep yetkisine sahiptir. Elde ettiği her türlü bilgi ve belgeyi sadece soruşturma konusu ile sınırlı olarak inceleyebilir.
- Soruşturma süreci baştan itibaren yazılı tutanağa bağlanır. Bilgi, delil ve belgeler tutanağa eklenir.
- Tutanak başkan ve üyeler tarafından imzalanır.
- Soruşturma ivedilikle ele alınır ve sonuca mümkün olan en hızlı şekilde ulaşılır.
- Kurulun aldığı kararlar derhal uygulamaya konulur.
- Sonuç hakkında ilgili bölümler ve mercilere bilgi verilir.
- Kurulun başkanı ve üyeleri bu konu hakkındaki görevlerini yerine getirirken bağlı oldukları bölüm yöneticileri ve organizasyonun içindeki hiyerarşiden bağımsız olarak ve etkilenmeden hareket ederler. Kendilerine konu hakkında baskı ve telkin yapılamaz.
- Kurul gerekli gördüğü takdirde uzman görüşüne başvurabilir ve soruşturma esnasında gizlilik prensiplerini ihlal etmeyecek tedbirleri alarak uzmanlardan faydalanabilir.
REFERANS HOLDİNG Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri, Genel Müdür onayı ile yayınlanmış olup senede bir kez ihtiyaçlar, değişen koşullar ve güncel uygulamalar doğrultusunda gözden geçirilmektedir.

KAYGI ve ENDİŞELERİMİZİ NASIL DEĞERLENDİRMELİ ve NASIL PAYLAŞMALIYIZ?
Etik Kurallar ve Bildirim Yükümlülüğü

Şirket çalışanları, paydaşları, iş ortakları ve çalışanları ile tedarikçiler, bu El Kitabı’nda yer alan tüm kural ve standartlara uymakla yükümlüdür.

Sizleri kaygılandıran ya da kurallarımızın ihlali niteliğinde olabilecek bir davranış gözlemlemeniz durumunda, konunun derhal Etik Uyum Sorumlusu’na bildirilmesi gerekmektedir.

Bildirimde bulunmanız, şirketimize söz konusu durumu zamanında ele alma ve olası bir kanun ihlali ya da şirket itibarına yönelik risk oluşmadan önce düzeltme imkânı sağlayacaktır. Aksi halde, meydana gelebilecek olumsuz ve istenmeyen bir durumun parçası olma riski doğabilecektir.

Eylemlerinizi Değerlendiriniz ve Yardım İsteyiniz

Bir davranış biçimi konusunda herhangi bir şüpheniz olması halinde, aşağıdaki soruları kendinize yöneltiniz:
- Bu davranış Etik Kurallara uygun mu?
- Şirket politika ve prosedürleriyle uyumlu mu?
- Yapılan davranış etik mi?
- Yapılan davranış yürürlükteki yasa ve mevzuata uygun mu?
- Bu davranış beni ve şirketimi doğru ve olumlu şekilde temsil ediyor mu?
Bu soruların herhangi birine “Hayır” yanıtını veriyorsanız, o eylemi gerçekleştirmeyiniz.

Tereddütleriniz devam ediyorsa veya emin olamıyorsanız, aşağıda iletişim bilgileri yer alan REFERANS HOLDİNG Etik Hattı aracılığıyla Etik Uyum Sorumlusu ile iletişime geçiniz.

Etik Uyum Sorumlusu İletişim Bilgileri

Telefon: 0224 411 05 55
E-posta: etik@referans-grup.com
Posta:
REFERANS HOLDİNG A.Ş.
Minareliçavuş OSB Mah., Söğüt Cd. No:2/D
16220 Nilüfer / BURSA

Tanımlamalar

Etik Kurulu: Şirket bünyesinde, objektifliğine ve bağımsızlığına güvenilen; Genel Müdür, İnsan Kaynakları Direktörü ve Hukuk Danışmanı’ndan oluşan kuruldur. Etik Uyum Sorumlusu tarafından raporlanan iş etiği ve uyum ilkelerine ilişkin konuları değerlendirir ve karara bağlar.

Etik Uyum Sorumlusu: Bu El Kitabı’nda belirlenen kurallara ilişkin saha çalışması yapan, Etik Hattı üzerinden gelen soru, endişe ve ihbarların ön değerlendirmesini gerçekleştirerek Etik Kurulu’na raporlama yapan sorumlu kişidir.

Paydaşlar: Tüm faaliyetlerimiz kapsamında temas ettiğimiz veya etkileşim içerisinde olduğumuz kişi, kurum ve kuruluşlardır. Çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, potansiyel çalışanlar, sivil toplum ve kamu kuruluşları, alt işverenler, rakipler, medya ve kamuoyu bu kapsamdadır.

Akraba İlişkisi: Birinci derece akrabaları (anne, baba, kardeşler ve çocuklar) kapsar.
Referanslar:
- Uluslararası ve Yerel Kanun ve Mevzuatlar,
- Rekabetin Korunması Hakkında Kanun,
- 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
- 14857 İş Kanunu
- 2872 Sayılı Çevre Kanunu,
- REFERANS HOLDİNG Personel Yönetmeliği,
- REFERANS HOLDİNG Disiplin Yönetmeliği,
- REFERANS HOLDİNG Gizlilik Taahhütnamesi,
- REFERANS HOLDİNG Gizlilik Sözleşmesi,
- ILO – Uluslararası Çalışma Örgütü