Etik Kurallar

AMAÇ VE KAPSAM

Etik, en basit anlamıyla insan ilişkilerinde genel geçerliliğe sahip ve evrensel olarak kabul görmüş değer yargılarını inceler. İş etiği ise iş dünyasındaki davranışlara rehberlik etmek üzere geliştirilen ilkeler bütününü kapsamaktadır.

Bu El Kitabı, REFERANS HOLDİNG şirketinde çalışırken ya da şirkete hizmet sunarken, sizden uymanız beklenen davranış kuralları ve ilkelerine dair kısa bir kılavuz olacaktır.

DÜRÜSTLÜK

Tüm iş süreçlerimizde ve ilişkilerimizde doğruluk ve dürüstlük öncelikli değerlerimizdir. Çalışanlarla ve tüm paydaşlarımızla ilişkilerimizde doğruluk ve dürüstlükle hareket ederiz.

ÇIKAR ÇATIŞMASINDAN KAÇINMA

Çıkar çatışması, bir kişi ya da kurumun statüsünü uygunsuz bir şekilde kullanmak suretiyle kişisel ya da kurumsal menfaatler elde etme potansiyelini gösteren durumdur.

1. Kendi ve Yakınları Lehine İşlem Yapma

REFERANS HOLDİNG şirketinde 2016 yılından itibaren birinci derece akraba çalışması yasaktır. Geçmiş yıllarda işe başlayan ve çalışmaya devam eden eş ve birinci derece dâhil akrabalık ilişkisi olan (kayın akrabalar dâhil) çalışanların aynı organizasyonda birbirleri ile raporlama bağı içinde olmamaları veya karar alma mekanizmaları içinde birlikte yer almamaları esastır.

2. Hediye Kabul Etme ve Verme

REFERANS HOLDİNG çalışanlarının kendi menfaatleri için, tarafsızlıklarını, kararlarını ve davranışlarını etkileyebilecek hediye, kazanç, yardım, ağırlama, özel indirim, komisyon veya iskonto istememeleri veya kendilerine gelen bu tarz teklifleri kabul etmemeleri gerekir.

Sembolik anlamı olduğuna dair şüphe olmayan ve makul bedeli (100$) aşmayan hediyeler hariç olmak üzere, ticari ilişki içinde olunan kişi veya kurumlardan gelen hediyeler kabul edilmez.

3. Siyasi Faaliyetler

REFERANS HOLDİNG çalışanları bireysel ve gönüllü olarak içinde bulundukları siyasi faaliyetlerde belirli koşulları gözetmek durumundadır. Çalışma saatleri ve işyeri ortamı içerisinde siyasi propaganda yapılamaz.

TİCARİ SIRLARIN KORUNMASI VE GİZLİLİK

Bilgi, REFERANS HOLDİNG şirketinin vizyonunu gerçekleştirme yolunda kullanacağı en önemli varlıklarından biridir. Bu doğrultuda bilginin etkin kullanımı, doğru şekilde paylaşımı ve bu süreçte bilginin gizliliğinin, bütünlüğünün ve erişilebilirliğinin sağlanması tüm şirketlerimizin ve çalışanlarımızın ortak sorumluluğudur.

SORUMLULUKLARIMIZ

1. Yasal Sorumluluklarımız

Yurtiçi ve yurtdışında mevcut tüm faaliyet ve işlemlerimizi Türkiye Cumhuriyeti yasaları ve uluslararası hukuk çerçevesinde yürütür, yasal düzenleyici kurum ve kuruluşlara doğru, tam ve anlaşılabilir bilgileri zamanında sunarız.

2. Müşterilerimize Karşı Sorumluluklarımız

Müşteri memnuniyeti odaklı, müşterilerimizin ihtiyaç ve taleplerine en kısa zamanda, en doğru şekilde cevap veren pro-aktif bir anlayışla çalışırız. Müşterilerimize saygı, onur, adalet, eşitlik ve nezaket kuralları çerçevesinde yaklaşırız.

3. Çalışanlarımıza Karşı Sorumluluklarımız

Çalışanlarımızın özlük haklarının tam ve doğru biçimde kullanılmasını sağlarız. Çalışanlarımıza dürüst ve adil yaklaşır, ayrımcı olmayan, güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı taahhüt ederiz.

4. Tedarikçi/İş Ortaklarımıza Karşı Sorumluluklarımız

İyi bir müşteriden beklendiği şekilde adil ve saygılı davranır, yükümlülüklerimizi zamanında yerine getirmek için gerekli özeni gösteririz.

5. Rakiplerimize Karşı Sorumluluklarımız

Sadece yasal ve etik olan alanlarda rekabet eder, haksız rekabetten kaçınırız.

6. Topluma ve İnsanlığa Karşı Sorumluluklarımız

Demokrasinin, insan haklarının ve çevrenin korunması; sosyal sorumluluk işleri, suç ve yolsuzlukların ortadan kaldırılması bizim için çok önemlidir. Çocuk işçi çalıştırılmaması konusunda İş Kanunu'na ve Türkiye Cumhuriyeti'nin tarafı olduğu Uluslararası Çalışma Örgütü (ILO) anlaşmalarına uygun hareket ederiz.

7. REFERANS HOLDİNG Adına Karşı Sorumluluklarımız

İş ortaklarımız, müşterilerimiz ve diğer paydaşlarımız; profesyonel yeterliliğimiz ve dürüstlüğümüz sayesinde bize güvenmektedirler. Bu itibarımızı en üst düzeyde tutmaya çalışırız. Toplum ahlakını zedeleyen, çevreye ve toplum sağlığına zarar verenlerle çalışmayız.

4. İşten Ayrılanların REFERANS HOLDİNG ile İş Yapmaları

REFERANS HOLDİNG şirketinden ayrılan çalışanların REFERANS HOLDİNG şirketinde satıcılık, yüklenicilik, danışmanlık, komisyonculuk, temsilcilik, bayilik veya benzeri şekillerle iş yapabilmesi için:

• Daha önce çalışmış olduğu zaman içerisinde disiplin kaydı olmaması,
• Daha önce çalışmış olduğu zaman içerisinde üstlenmiş olduğu görevlerden ötürü bir çıkar çatışması bulunmaması gerekmektedir.

GİZLİLİK UYGULAMA ESASLARI

• Gizli bilgiler, yargı kararları ve mevzuat gereğince ifşası zorunlu olmadıkça üçüncü kişilere açıklanamaz.
• Gizli bilgiler değiştirilmemeli, kopyalanmamalı ve tahrif edilmemelidir.
• Gizli belge ve bilgiler kurum dışına çıkarılmamalıdır.
• Şirket bilgi sistemlerine erişim için kullanılan şifreler gizli tutulmalıdır.
• Şirket gizli bilgileri yemekhane, sosyal alan, servis arabaları vb. umumi yerlerde konuşulmamalıdır.
• Personele ait ücret, yan hak vb. özlük bilgileri gizlidir ve yetkililer dışında kimseye açıklanmamalıdır.

ADİL VE GÜVENLİ ÇALIŞMA ORTAMI

Şirket uygulamaları, istihdam ve çalışma hayatına dair yürürlükteki tüm ilgili yasa ve düzenlemelere uyumludur. REFERANS HOLDİNG İnsan Kaynakları politika ve uygulamaları; işe alma, terfi-atama, rotasyon, performans yönetimi, ücretlendirme, ödüllendirme, sosyal haklar, eğitim vb. diğer tüm uygulamaların adil olmasını sağlar.

Kurum içinde çalışanlar arasında dil, ırk, renk, cinsiyet, siyasi düşünce, inanç, din, mezhep, yaş, fiziksel engel ve benzeri nedenler ile ayrımcılık yapılması kabul edilemez.

Taciz ve Psikolojik Bezdirme

Çalışanlarımıza veya çalışanlarımız tarafından iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz paydaşlarımıza yönelik, işyerinde veya iş sebebiyle bulundukları herhangi bir yerde, fiziksel, cinsel ve/veya duygusal taciz yoluyla herhangi bir şekilde dokunulmazlık ihlaline müsamaha gösterilmez.

Psikolojik bezdirme (mobbing) kapsamında değerlendirilecek şekilde hedef alınan kişiyi işten soğutmak, performansını düşürmek, istifa etmesine yol açmak amacını güden sistematik ve planlı davranışlara tolerans gösterilmez.

GÖREV VE SORUMLULUKLAR

1. Çalışanların Görev ve Sorumlulukları

Tüm REFERANS HOLDİNG çalışanlarının:

• Her koşulda yasa ve düzenlemelere uygun hareket etme,
• Şirket için geçerli olan görev alanlarına özel politika ve prosedürleri öğrenme, uygulama,
• İş Sağlığı ve Güvenliği kapsamında konulan kural ve talimatlara tam uygunluk içerisinde hareket etme,
• REFERANS HOLDİNG etik kuralları ve çalışma ilkeleri ile ilgili eğitimlere katılma,
• Yıllık olarak Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri'ne uyum bildirimini beyan etme,
• Gözlemlediği olası ihlalleri ivedilikle etik hat iletişim kanalları vasıtasıyla Etik Kurul'a iletme sorumluluğu bulunmaktadır.

2. Etik Uyum Sorumlusunun Görev ve Sorumlulukları

Etik Uyum Sorumluları;

• Şirket içerisinde etik konusunda çalışanlar tarafından iletilen soru ve konularda yön göstermek,
• Şirket içinde çözümlenemeyen etik uygunsuzlukları Etik Kurul'a yönlendirmekten,
• Etik Kurul'un yaptığı soruşturmalarda şirketten kontak kişi olmak ve soruşturmalara gerekli desteği vermekten sorumludur.

3. Yöneticilerin Görev ve Sorumlulukları

REFERANS HOLDİNG yöneticileri;

• Etik kuralları destekleyen bir şirket kültürünün oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlamaktan,
• Etik kuralların uygulanmasına davranışlarıyla örnek olmaktan,
• Çalışanlarını etik kurallar konusunda eğitmekten,
• Sorumluluğundaki iş süreçlerinin etik konularla ilgili riskleri en aza indirecek şekilde yapılandırılmasını sağlamaktan sorumludur.

ETİK KURUL ORGANİZASYONU

Etik konulardaki uyumsuzluklar, REFERANS HOLDİNG Etik Kurulu bünyesinde çözümlenir. Etik Kurulu; Genel Müdür, İnsan Kaynakları Direktörü ve Hukuk Danışmanından oluşur.

Etik Kurul Çalışma İlkeleri

• Bildirimleri ve şikâyetler ile bildirim veya şikâyette bulunanların kimliğini gizli tutar.
• Soruşturmayı gizlilik kuralları içinde yürütür.
• Soruşturma ivedilikle ele alınır ve sonuca mümkün olan en hızlı şekilde ulaşılır.
• Kurulun aldığı kararlar derhal uygulamaya konulur.
• Kurul gerekli gördüğü takdirde uzman görüşüne başvurabilir.

KARAR VERİRKEN UYGULANACAK YÖNTEMLER

Sizleri kaygılandıran ya da kurallarımızın ihlali niteliğinde olabilecek bir davranış gözlemlemeniz durumunda, konunun derhal Etik Uyum Sorumlusu'na bildirilmesi gerekmektedir.

Bir davranış biçimi konusunda herhangi bir şüpheniz olması halinde, aşağıdaki soruları kendinize yöneltiniz:

• Bu davranış Etik Kurallara uygun mu?
• Şirket politika ve prosedürleriyle uyumlu mu?
• Yapılan davranış etik mi?
• Yapılan davranış yürürlükteki yasa ve mevzuata uygun mu?
• Bu davranış beni ve şirketimi doğru ve olumlu şekilde temsil ediyor mu?

TANIMLAMALAR

REFERANSLAR

• Uluslararası ve Yerel Kanun ve Mevzuatlar
• Rekabetin Korunması Hakkında Kanun
• 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
• 14857 İş Kanunu
• 2872 Sayılı Çevre Kanunu
• REFERANS HOLDİNG Personel Yönetmeliği
• REFERANS HOLDİNG Disiplin Yönetmeliği
• ILO – Uluslararası Çalışma Örgütü